【工作效率】需要高效工作时,如何才能不分心?

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编者按:你是否在工作时,隔一会儿就打开手机忍不住开始刷微博、逛淘宝?有越来越多的证据表明,经常使用数码产品会影响大脑,因为它们会带来强烈的刺激,并迅速地改变注意力。在注意力稀缺的时代里,我们如何才能重获专注,让自己高效工作学习呢?也许在这篇文章中,你会找到答案。本文译自Medium,作者Omar Rabbolini,原文标题为To Be More Productive, Free Yourself From Distraction。


技术的发展是惊人的。现在的智能手机由人工智能助手支持,并以不断延展的互联网为动力,使得查找事实、与他人保持联系以及安排活动和外出都变得极其容易。


然而,就像任何精彩的东西都有其不好的一面一样,这些科技带来的便利也是如此:我们生活在一个信息泛滥的世界,人们正变得越来越不知所措。


截至2018年,普通手机用户每天在清醒着的每一小时都收到大约四个通知。如果你感到惊讶,想想看使用智能手机的平均时间:收到工作电子邮件,来自各种社交媒体推送的通知,其他重要联系人不经常发来的消息,来自同事在Slack上持续不断的消息轰炸,以及各个Whatsapp群组中朋友发来的消息。(注:1. Slack 是全球知名的协作平台。2. WhatsApp是一款用于智能手机之间通讯的应用程序。)


难怪人们发现越来越难以专注于自己的工作。每当收到通知,你的大脑就会不停切换场景。即使这种情况只发生了短暂的一秒,也足以让你的思路稍微偏离轨道,让你绕了个弯路,尽管你尽了最大的努力去忽略那个通知。


结果,在现代人类的大脑中有很多的杂音,随着时间推移,这些杂音会让人感到疲惫、有压力。可悲的是,不管它毒性有多大,我们都已经习惯了,当它不在身边的时候,我们还会开始想念它。

有办法解决这个问题吗?我们能否重新获得平静、专注和高效的独处时间,同时又不牺牲太多我们已经习惯的数码产品带来的便利?


大脑的间歇性禁食

网上有很多关于间歇性禁食对健康有益的讨论。根据各种研究,禁食在半天到一天半之间的时间可以产生许多对你身体有益的好处:从减掉体重到减少心脏病和2型糖尿病的风险。如果我们把同样的原理应用到注意力的分散上呢? 我们能否可以在不延长“数字排毒时间”的情况下顺利恢复生产力?(注:2型糖尿病原名叫成人发病型糖尿病,多在35~40岁之后发病,占糖尿病患者90%以上。)

我在这里提出的方法源于我近年来的一些想法:番茄工作法,以及美国心理学会(American Psychological Association)提出的一些提高工作效率的好建议。

让我们现在就尝试一下吧。


在你高效的工作时间里控制干扰

如果在你的内心深处担心错过什么,你将无法集中注意力。提高工作效率的一个好方法是预测干扰,并只允许它们在固定的时间出现。

注意力的持续时间因人而异,但为简单起见,你可以开始留出一些工作时间作为有效工作时间。在这段时间里,你将只留最后10分钟处理干扰,比如上午10点50分到11点。如果因为任何原因你错过了这个间断时段,可以简单地等到下一个。

为了确保工作时间的其余部分不受干扰,你可以采用以下方法:


把你的手机和电脑设置为免打扰模式

iOS和Android都有“请勿打扰”的功能,可以预定也可以手动设置。遗憾的是,这个时间安排常常被限制在一个时间段内(通常是晚上使用),但是在一天的任何时候,在一段不受干扰的专注时间内,都很容易忽略这一点。

与之类似,免打扰选项在运行MacOS、Windows和ChromeOS的大多数电脑上都是可用的。

创造免打扰时间的最好方法是用一个快速和简单的方法来设置它。你需要按的按钮越少,你就越有可能参与其中。

一旦你熟悉了“请勿打扰”并打开它,你可以给自己设置一个计时器,在50分钟后关闭它。


阻止干扰

如果你有自己的办公室,那就关上门;如果你在一个开放的办公室工作,那就找一个安静的地方,然后从那里开始工作;如果你不能四处走动,那就戴上耳机(如果它们能降噪就更好了)。

当我们试图让你的日常工作更容易安排“不受干扰”时段时,是在努力让干扰很难发生。

别担心,如果事情真的很紧急,人们总会找到办法联系你的。


清理你的工作空间

视觉混乱会引起不必要的干扰。如果你主要在电脑上工作,那么将你正在使用的应用程序调成全屏显示。如果你要用办公桌,那就把当前工作不需要的东西移到一边。尤其是你的手机。

然而,要想坚持下去,“不受干扰”时间的体验必须保持愉快。这就是为什么我不会把我的工作环境弄得太简朴。有些人喜欢在办公桌上放一张全家福,时不时地看看,这绝对没问题。同样的道理,我的桌子上也放了一个签了名的棒球。

一开始,当你试图让大脑里的杂音安静下来时,控制干扰可能会很困难。如果你觉得一整个小时都难以忍受,那就从更短的时间开始;如果你觉得太简单了,就把时间增加到两个小时。反正这里的重点是找到适合你的最佳状态。

记住,哪怕今天只有小进步也总比没有进步好。


把一些任务替换为用纸笔完成

有些任务在有键盘和屏幕的情况下效率更高,有些则可能受到数字设备便利性的阻碍。

手写笔记已被证明能提高课堂记忆,可能是因为它能让学生一边记笔记一边处理和消化信息,因为在大多数情况下,手写不如打字快。我们可以将同样的原则应用于会议和培训会议的记录。

纸和笔的妙处就在于它们不会让你分心。它们不适合那些需要查找大量信息的任务(例如,研究或整理演示文稿),但对于需要用心或创造性的工作来说,它们很方便。

我将物理纸和数字纸(在iPad上使用Apple Pencil的Microsoft OneNote)结合起来写日记、做笔记,并为内容创作想出新点子(主要是文章和应用程序),这是我日常工作的一部分。

有些人则完全依靠物理介质,然后花时间去欣赏这个过程,比如使用像钢笔这样的书写工具。在这种方法中,我个人并没有从生产的角度发现多少好处,但你的程度可能会有所不同。

你现在可以把工作流程中的哪些任务换成纸笔呢?挑一个,试几天。你可能会觉得这是一种解脱。


模拟时间

你能在一天中没有任何“连接”技术的情况下生活一小时吗?或者完全远离任何数码产品?

关掉手机,摘下智能手表或智能手环,远离各种屏幕。

这在一开始可能是一个挑战,但这是一个长期数字排毒期内很好的替代品。你仍然可以有效地利用模拟时间,锻炼,冥想,读一本好书,或者练习一种乐器、一项新技能。

利用模拟时间一种有趣的方式是使用过时的技术来玩或创造一些东西,以此来提醒人们过去几年的情况是多么不同。为此,一些人喜欢使用机械打字机,而另一些人则喜欢使用过时的电脑。有些人甚至通过这种方式发现了提高工作效率的终极生活妙招(乔治R.R.马丁(George R.R. Martin)突然出现在我的脑海里,他在一台旧电脑上写了《权力的游戏》(Game of Thrones)系列)。

使用模拟时间是增加注意力的绝好方法,通过减少分心,同时做你喜欢的事情,不一定与你的工作有关。然后,这可能会让你形成在工作时间内实现更长"不受干扰"时间的能力。作为奖励,你甚至可能会为一项被遗忘的技术发起一场复兴运动,谁知道呢。


尾声

聪明地工作,或者用更少时间做更多事情,是大多数人的终极目标。然而,如果没有一定程度的意识和准备,强迫自己努力且尽可能更快地工作则可能会有完全相反的结果。

提高工作质量的一个简单方法是减少干扰,让自己专注于手头的一项任务,把所有的脑力都投入到这项任务上。在这个以多任务处理和“永远开放”的心态著称的时代,这可能是一个挑战,但是我们可以像安排其他任务一样,通过安排注意力的分散来很好地折中。

做到这一点,再加上一些练习,以减少对电话通知的焦虑和对联网技术的整体依赖,可以使生活更加高效和充实。



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